Популярные профессии

• Менеджер по туризму
• Автослесарь
• Дизайнер
• Агроном
• Переводчик
• Парикмахер
• Инженер-строитель
• Бухгалтер
• Менеджер
• Администратор
• Автомеханик
• Агент страховой
• Фермер
• Секретарь
• Менеджер по работе с клиентами

Популярные статьи

• Самые востребованные профессии в Беларуси
• Педагогика сотрудничества
• Кем белорусы могут работать за границей?
• Изучем иностранный язык. Метод Лозанова
• Как правильно попросить начальника повысить зарплату?

А Б В Г Д Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ш Э Ю 

Описание профессии

В зависимости от выполняемых обязанностей – главный администратор офиса, секретарь-референт, помощник руководителя.

Описание квалификации по ЕТКС

Высшее образование и стаж работы в соответствующей сфере деятельности.

Общая характеристика

В основные обязанности офис-менеджера входит планирование и координирование деятельности офисных служб, обеспечение выполнения корпоративных правил и норм, планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы, анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы, проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой, проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования, выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования, управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе, выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль. Часто в полномочия офис-менеджера помимо кадрового делопроизводства и организационной работы входит распределение рабочего времени сотрудников.

Требование к индивидуальным особенностям

Приятная внешность. Грамотная речь. Ответственность, коммуникабельность, дисциплинированность, инициативность, стрессоустойчивость, высокая мотивация к успеху, опыт работы с орг.техникой (факс‚ принтер‚ копир‚ ), культура речи и письма.

Требования к профессиональной подготовке

Офис-менеджер должен знать:
1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
3. Методы стратегического и тактического планирования.
4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
5. Принципы построение организационной структуры офиса.
6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
11.Принципы организации снабжения офиса.
12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
13. Основы бухгалтерского учета.
14. Деловой этикет.
15. Иностранный язык.
16. Техническое оснащение офиса.
17. Правила пользования оргтехникой.
18. Правила внутреннего трудового распорядка.
19. Основы трудового законодательства.
20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должностные обязанности

Главная задача офис-менеджера – так скоординировать деятельность офиса, чтобы ничто не мешало сотрудникам эффективно выполнять свою работу.
Офис менеджер должен уметь:
Провести собрание, семинар, переговоры, организовать деловую встречу.
Грамотно оформить сотрудника при приеме на работу, заполнить анкету, провести опрос и проанализировать резюме соискателя.
Обеспечить офис всем необходимым – от закупки канцтоваров и расходных материалов для оргтехники до туалетных принадлежностей.
Приготовить все для командировки сотрудника - оперативно заказать билет, забронировать гостиницу, оформить визу, загранпаспорт и т.д.
Набрать текст, сделать сводку, подготовить материалы и нужные документы, разобрать почту, провести мониторинг прессы.
Координировать работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организовывать документооборот офиса.
Контролировать работу своих подчиненных: секретарей, уборщиц, водителей, курьеров и т.д.
Работать с посетителями и партнерами как в офисе, так и за его пределами – встретить клиента на вокзале, в аэропорту, довезти, сопроводить при необходимости по незнакомому городу.
Налаживать связи и контакты с многочисленными внешними инстанциями: пожарной охраной, курьерской, страховыми и другими службами.
Помимо этого офис-менеджер организовывает культурные мероприятия, например, корпоративные вечера и поздравления именинников, знакомит сотрудников с распоряжениями руководства, ставит их в известность обо всех изменениях в графике или условиях работы.